การคำนวณเงินเดือนด้วยตนเอง

การประมวลผลเงินเดือนต้องมีการจัดการอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่ามีการตรวจสอบการจ่ายเงินเดือนและการปฏิบัติตามภาษีเงินเดือนที่ถูกต้อง นายจ้างอาจใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในองค์กรซึ่งซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนทำการคำนวณหรืออาจจ้างผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนเพื่อจัดการการคำนวณ นอกจากนี้ยังสามารถใช้ระบบแมนนวลซึ่งต้องใช้ความระมัดระวังมากยิ่งขึ้น

การระบุ

การคำนวณเงินเดือนด้วยตนเองหมายความว่าการจ่ายเงินเดือนจะถูกประมวลผลด้วยมือ ไม่ต้องลงทุนในซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน ซอฟต์แวร์ดังกล่าวมีอัตราที่ฝังอยู่ในการเขียนโปรแกรมซึ่งจะช่วยลดการคำนวณภาษีเงินเดือนด้วยตนเอง นอกจากนี้ซอฟต์แวร์จะคำนวณค่าจ้างและจัดเก็บข้อมูลการจ่ายเงินเดือนของพนักงาน ด้วยการคำนวณด้วยตนเองตัวแทนเงินเดือนจะต้องคำนวณค่าจ้างทั้งหมดและการหักเงินที่จำเป็นด้วยตนเอง หากตัวแทนไม่ระมัดระวังเธออาจทำผิดพลาดได้

ข้อกำหนด

โดยทั่วไปสิ่งที่จำเป็นในการดำเนินการจ่ายเงินเดือนด้วยตนเองคือเครื่องคิดเลขเช็คเปล่าเครื่องพิมพ์ดีด (หากเช็คเงินเดือนไม่ได้เขียนด้วยลายมือ) และเครื่องเขียน พนักงานที่จัดการบัญชีเงินเดือนจะต้องมีความเข้าใจเพียงพอเกี่ยวกับกฎหมายการจ่ายเงินเดือนเพื่อทำการคำนวณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่นเขาต้องปฏิบัติตามกฎหมายค่าจ้างของกระทรวงแรงงานสหรัฐฯและกฎหมายภาษีเงินเดือนของกรมสรรพากร หากเขาไม่เข้าใจกฎหมายเหล่านี้ดีพอผลลัพธ์ที่ได้อาจเป็นการจ่ายเงินที่ผิดพลาดและการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายการจ่ายเงินเดือนซึ่งนำไปสู่ค่าธรรมเนียมและบทลงโทษ

ประเภท

การคำนวณเงินเดือนด้วยตนเองมีหลายประเภท ตัวแทนบัญชีเงินเดือนจะคำนวณเวลาของพนักงานรายชั่วโมงด้วยตนเองซึ่งรวมถึงการคำนวณข้อมูลการรักษาเวลา เธอคำนวณเงินเดือนด้วยตนเองซึ่งรวมถึงการหารค่าจ้างรายปีตามจำนวนงวดการจ่ายในปีนั้น เธอคำนวณค่าจ้างเพิ่มเติมด้วยตนเองเช่นค่าล่วงเวลาค่าชดเชยและค่าตอบแทนย้อนหลังเนื่องจากการเพิ่มค่าจ้าง

นอกจากนี้เธอยังประมวลผลการจ้างงานและการเลิกจ้างใหม่ด้วยตนเองและคำนวณภาษีเงินเดือน ส่วนหลังนี้รวมถึงการกำหนดจำนวนเงินหัก ณ ที่จ่ายสำหรับภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางภาษีเงินได้ของรัฐ (ถ้ามี) ภาษีประกันสังคมและภาษี Medicare เธอต้องคำนวณการหักเงินตามกฎหมายเช่นค่าชดเชยค่าจ้างและการหักค่าเลี้ยงดูบุตรตลอดจนการหักเงินโดยสมัครใจเช่นการเกษียณอายุการรักษาพยาบาลความทุพพลภาพชีวิตและผลประโยชน์ทางทันตกรรม

ทรัพยากรภาษี

เมื่อคำนวณภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางด้วยตนเองตัวแทนบัญชีเงินเดือนควรปรึกษา IRS Circular E (คู่มือภาษีของนายจ้าง) ซึ่งจะแนะนำนายจ้างเกี่ยวกับวิธีหัก ณ ที่จ่ายรายงานและจ่ายภาษีเงินเดือนของรัฐบาลกลาง ประกอบด้วยตารางภาษีของรัฐบาลกลางที่จำเป็นในการคำนวณยอดหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานด้วยตนเองตลอดจนอัตราภาษีประกันสังคมและ Medicare นอกจากนี้เขาต้องใช้แบบฟอร์ม W-4 ของพนักงานเพื่อคำนวณภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง

คำเตือน

นายจ้างควรคำนวณค่าจ้างด้วยตนเองเฉพาะในกรณีที่เงินเดือนมีจำนวนน้อยเช่นคนงานน้อยกว่า 10 คนเนื่องจากมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดในกระบวนการ