เมื่อใดควรใช้รายงานทางธุรกิจเพื่อสื่อสารแทนจดหมายธุรกิจ

รายงานทางธุรกิจส่วนใหญ่ใช้เพื่อสื่อสารข้อมูล จดหมายสามารถสื่อถึงข้อมูลได้เช่นกัน แต่โดยปกติจะสรุปข้อมูล แม้ว่าจดหมายจะถูกส่งไปยังผู้รับบางรายรายงานอาจถูกส่งไปยังบุคคลภายนอก บริษัท หรือเผยแพร่ รายงานมักจะถูกจัดรูปแบบในลักษณะที่สอดคล้องกันจากช่วงเวลาการรายงานหนึ่งไปยังอีกช่วงเวลาหนึ่งเพื่อให้สามารถเปรียบเทียบข้อมูลได้ หากมีการหมุนเวียนของพนักงานในการทำรายงานความสม่ำเสมอของเทมเพลตรายงานจะช่วยให้ บริษัท สามารถรักษาความสม่ำเสมอในแนวทางการรายงานได้ง่ายขึ้นเช่นกัน

ความยาว

ปัจจัยหนึ่งในการตัดสินใจว่าจะใช้รายงานธุรกิจหรือจดหมายธุรกิจคือความยาวของข้อมูลที่คุณต้องการสื่อสาร โดยทั่วไปจดหมายธุรกิจจะมีความยาวระหว่างหนึ่งถึงสามหน้า หากคุณกำลังถ่ายทอดข้อมูลที่ยาวกว่านี้จะอ่านได้ง่ายขึ้นหากจัดรูปแบบเป็นรายงานที่มีภาพรวมส่วนหัวและข้อสรุป รายงานที่มีความยาวควรมีสารบัญเพื่อช่วยผู้อ่าน

ผู้ชม

อีกปัจจัยที่ควรพิจารณาคือผู้ชมของคุณ หากข้อมูลที่คุณรวบรวมจะได้รับการตรวจสอบโดยคนเพียงไม่กี่คนให้รวมไว้ในจดหมายที่มีความคิดเห็นส่วนตัวของคุณ อย่างไรก็ตามหากคุณกำลังรวบรวมข้อมูลที่จะมีคนจำนวนมากอ่านหรือถูกอ้างถึงในอนาคตโดยบุคคลภายนอก บริษัท ของคุณให้ใช้รายงานทางธุรกิจ ข้อมูลทางการเงินตัวอย่างเช่นอาจได้รับการตรวจสอบโดยผู้ถือหุ้นของ บริษัท นักบัญชีทนายความและหน่วยงานของรัฐ

ประเภทข้อมูล

ข้อมูลที่รวบรวมเป็นตารางรายการสเปรดชีตหรือแบบฟอร์มเหมาะสมกับรายงานทางธุรกิจมากกว่าจดหมาย ในทำนองเดียวกันหากคุณรวมกราฟหรือแผนภาพให้ใช้รายงาน ควรจัดทำโครงการวิจัยที่สำคัญเช่นการศึกษาความเป็นไปได้ในรายงานเนื่องจากมีรูปแบบในการร่างข้อมูลการวิจัยสถิติวิธีการและผลลัพธ์จำนวนมาก ในทางกลับกันจดหมายมีประโยชน์ในการสื่อสารสรุปสั้น ๆ ของงานวิจัย ข้อมูลประเภทอื่น ๆ ที่มักจะสื่อสารในรายงาน ได้แก่ แผนกลยุทธ์รายงานการขายรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนดและแผนการตลาด

พิธีการ

ใช้รายงานธุรกิจแทนจดหมายเนื่องจากการเขียนของคุณเป็นทางการ แม้ว่าคุณอาจใช้ "ฉัน" หรือ "คุณ" ในจดหมายได้อย่างอิสระ แต่รายงานก็มีความเป็นส่วนตัวน้อยกว่า รายงานเขียนด้วยน้ำเสียงที่เป็นเป้าหมายรายงานข้อเท็จจริงแทนที่จะถ่ายทอดความคิดเห็น หากคุณต้องการแสดงความคิดเห็นในรายงานให้เขียนในจดหมายที่มาพร้อมกับรายงาน หากเนื้อหาที่คุณนำเสนอต้องการการอ้างอิงไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกรายงานก็เป็นรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับการดำเนินการนี้เช่นกัน ขึ้นอยู่กับรูปแบบที่ บริษัท ของคุณต้องการให้วางการอ้างอิงไว้ในข้อความของรายงานในเชิงอรรถหรือในตอนท้ายของรายงาน