ประโยชน์ของการใช้ระบบสินค้าคงคลังคอมพิวเตอร์คืออะไร?

ยังคงเป็นไปได้ที่จะดำเนินธุรกิจโดยไม่ใช้คอมพิวเตอร์ แต่จะต้องเป็นธุรกิจขนาดเล็กมากและคุณจะต้องทำสิ่งต่างๆอย่างยากลำบาก เนื่องจากคุณมีแนวโน้มที่จะมีคอมพิวเตอร์ในธุรกิจของคุณอยู่แล้วคุณควรเพิ่มมูลค่าที่คุณได้รับจากคอมพิวเตอร์เหล่านี้ให้มากที่สุด วิธีหนึ่งที่จะทำได้คือการทำให้ระบบสินค้าคงคลังของคุณเป็นระบบคอมพิวเตอร์ คุณสามารถใช้คอมพิวเตอร์เพื่อเพิ่มความเร็วในการเก็บบันทึกหรือไปที่ระบบสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์แบบเต็มรูปแบบขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ แต่ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดคุณจะได้รับประโยชน์จากการใช้คอมพิวเตอร์

ระบบสินค้าคงคลังแบบเป็นงวดเทียบกับระบบสินค้าคงคลังถาวร

โดยทั่วไปมีสองวิธีในการจัดการพื้นที่โฆษณาของคุณ วิธีหนึ่งคือการนับจำนวนตามร่างกายเป็นระยะ ๆ เป็นระยะ ๆ จากนั้นทำการกระทบยอดสินค้าคงคลังจริงของคุณด้วยตัวเลขที่แสดงในหนังสือของคุณหลังจากที่คุณได้คำนวณยอดสั่งซื้อที่เข้ามาและยอดขายขาออก วิธีนี้ได้รับประโยชน์จากการใช้คอมพิวเตอร์ในหลาย ๆ วิธีแม้ว่าธุรกิจของคุณจะมีขนาดเล็กพอ แต่คุณสามารถรักษา "โรงเรียนเก่า" ไว้ได้ทั้งหมดโดยใช้ปากกาและกระดาษ

ธุรกิจที่มีสินค้าคงเหลือขนาดใหญ่ในการจัดการและการหมุนเวียนของผลิตภัณฑ์ที่สูงขึ้นโดยทั่วไปมักนิยมสิ่งที่เรียกว่าระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร ระบบประเภทนี้จะติดตามยอดขายและคำสั่งซื้อของคุณแบบเรียลไทม์อัปเดตจำนวนสินค้าคงคลังของคุณในทุกธุรกรรม นั่นคือสิ่งที่ประโยชน์ของการใช้คอมพิวเตอร์แสดงให้เห็นชัดเจนที่สุด

การนับที่รวดเร็วและแม่นยำ

แม้ว่าคุณจะใช้ระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร แต่คุณจะต้องทำการตรวจนับทางกายภาพเป็นครั้งคราวเพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกสินค้าคงคลังของคุณถูกต้อง ข้อดีอย่างหนึ่งของระบบสินค้าคงคลังแบบคอมพิวเตอร์คือทำให้การตรวจนับรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น

การสแกนบาร์โค้ดหรือคิวอาร์โค้ดทำได้เร็วและง่ายกว่าการจดเลขสต็อคด้วยตนเองหรือพลิกดูหน้าแผ่นสินค้าคงคลังเพื่อค้นหารายการที่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังหมายความว่าคุณจะไม่ต้องโอนหมายเลขเหล่านั้นด้วยตนเองไปยังซอฟต์แวร์บัญชีหรือฐานข้อมูลสินค้าคงคลังของคุณซึ่งจะช่วยกำจัดแหล่งที่มาของข้อผิดพลาดอื่น ๆ ที่เป็นไปได้และเวลาในการป้อนข้อมูลหลายชั่วโมง แต่เป็นการอัปโหลดอิเล็กทรอนิกส์อย่างรวดเร็ว

การรับและการจัดส่งที่ดีขึ้น

ระบบสินค้าคงคลังแบบคอมพิวเตอร์ทำให้การจัดส่งและรับคำสั่งซื้อง่ายขึ้นเช่นกันและปล่อยให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยลง คุณสามารถสแกนสินค้าลงในสินค้าคงคลังเมื่อได้รับสินค้าและจะแสดงในสินค้าคงคลังคงเหลือของคุณ ในทำนองเดียวกันเมื่อคุณส่งคำสั่งซื้อไปยังลูกค้าของคุณคุณสามารถสแกนสินค้าแต่ละรายการออกจากสินค้าคงคลังได้

ในร้านค้าปลีกพนักงานเก็บเงินของคุณจะทำสิ่งเดียวกันกับที่พวกเขารูดหรือสแกนสินค้าแต่ละรายการที่ขาย คุณยังคงต้องฝึกอบรมพนักงานของคุณให้ตรวจสอบเนื้อหาในแต่ละกล่องเทียบกับใบสั่งซื้อหรือใบแจ้งหนี้อีกครั้ง แต่คุณยังคงกำจัดขั้นตอนการป้อนข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งขั้นตอนซึ่งอาจเกิดข้อผิดพลาดได้

ลดการหดตัวและสินค้าคงคลังขาดหายไป

ทุกครั้งที่คุณนับสินค้าคงคลังคุณจะพบว่าบางสิ่งที่คุณควรจะมีนั้นไม่ได้อยู่ที่นั่น มีสาเหตุหลายประการที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากการขโมยของในร้านและการขโมยของพนักงานเป็นผู้นำในรายการ ข้อผิดพลาดในการดูแลระบบของคุณเองและการฉ้อโกงของผู้ขายก็เป็นปัจจัยสำคัญเช่นกัน

ตามตัวเลขจากการสำรวจของสหพันธ์การค้าปลีกแห่งชาติในปี 2017 พวกเขาคิดเป็นสัดส่วนรวมกันมากกว่า 26 เปอร์เซ็นต์ของการหดตัวซึ่งสามารถรวมเป็นเงินจริงได้ ด้วยการลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดในกระบวนการนับการจัดส่งและการรับของคุณระบบสินค้าคงคลังแบบคอมพิวเตอร์สามารถช่วยลดจำนวนดังกล่าวได้

การจัดการสินค้าคงคลังที่ดีขึ้น

หากคุณใช้ระบบสินค้าคงคลังตามระยะเวลาปกติการนับสินค้าคงคลังในหนังสือของคุณจะล้าสมัยเมื่อนักบัญชีของคุณอัปเดตข้อมูลเสร็จสิ้น ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องพกสินค้าคงคลังเพิ่มเติมอย่างน้อยจำนวนเล็กน้อยเพื่อให้ครอบคลุมยอดขายที่คาดการณ์ไว้ของคุณหรือการผลิตที่คาดการณ์ไว้ของคุณหากคุณเป็นร้านอาหารหรือผู้ผลิต สิ่งนี้เชื่อมโยงกับเงินและพื้นที่จัดเก็บที่คุณต้องการ

ด้วยระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่องแบบคอมพิวเตอร์คุณจะทราบระดับสินค้าคงคลังของคุณได้อย่างรวดเร็ว คุณอาจจะสามารถบรรทุกสินค้าคงคลังได้น้อยลงหรือแม้แต่ไปที่ระบบสินค้าคงคลังแบบเต็มรูปแบบและทันเวลาโดยมีสินค้ามาจากผู้ขายของคุณตามความจำเป็น ซึ่งสามารถแสดงถึงการประหยัดต้นทุนอย่างแท้จริง

ข้อมูลการจัดการตามเวลาจริง

ข้อดีที่สำคัญอย่างหนึ่งของระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่องแบบคอมพิวเตอร์คือให้ข้อมูลการจัดการที่คุณต้องการแบบเรียลไทม์ ซึ่งนอกเหนือไปจากตัวเลขยอดขายและระดับสินค้าคงคลังในปัจจุบันซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินงานของคุณ พิจารณาต้นทุนสินค้าที่ขาย (COGS) ของคุณเช่น เป็นตัวเลขที่วัดว่าคุณเปลี่ยนวัสดุสิ้นเปลืองให้เป็นรายได้จากการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใดหรือในกรณีของผู้ค้าปลีกคุณได้ทำกำไรจากผลิตภัณฑ์ที่ขายไปเท่าใด

ในระบบสินค้าคงคลังตามงวดคุณจะรู้ COGS ของคุณอย่างแท้จริงเมื่อสิ้นสุดรอบสินค้าคงคลังเมื่อคุณนับสินค้าคงคลังของคุณทางกายภาพและนักบัญชีของคุณสามารถคำนวณ ในระหว่างนั้นคุณใช้สมมติฐานโฟลว์ต้นทุนซึ่งมากกว่า "การคาดเดาที่ดีที่สุด" เพียงเล็กน้อย ด้วยระบบสินค้าคงคลังถาวรคุณสามารถดู COGS ที่เป็นปัจจุบันได้ตลอดเวลาซึ่งหมายความว่าคุณจะระบุ - และสามารถแก้ไข - ปัญหาที่เกิดขึ้นได้