งานในห้าขั้นตอนของการจัดการโครงการ

ตามรายงานของ Project Management Institute Inc. การจัดการโครงการเป็นการรวบรวมกิจกรรมโดยใช้เครื่องมือความรู้ทักษะและเทคนิคเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของโครงการ บริษัท ต่างๆอาจใช้โครงการเพื่อพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่เปลี่ยนแปลงกระบวนการหรือแก้ไขปัญหา มีห้าขั้นตอนของโครงการที่ประสบความสำเร็จ ทีมโครงการทำภารกิจเฉพาะในแต่ละขั้นตอนเพื่อบรรลุเป้าหมายของโครงการ

การเลือกโครงการ

ในขั้นตอนนี้ทีมงานโครงการจะเลือกโครงการและตัดสินใจว่าจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรหรือไม่ กำหนดขอบเขตของโครงการและผลลัพธ์ที่ต้องการ ก่อนเริ่มโปรเจ็กต์ทีมงานจะตัดสินใจว่าโปรเจ็กต์นั้นสามารถทำได้จริงหรือไม่และสามารถดำเนินการให้เสร็จได้ภายในสามข้อ จำกัด ของโปรเจ็กต์ที่สำคัญ ได้แก่ เวลาเงินและขอบเขต

การวางแผนโครงการ

ระยะนี้เป็นระยะที่ยาวที่สุดและสำคัญที่สุดของวงจรโครงการ หากไม่มีการวางแผนขอบเขตที่เหมาะสมโครงการก็มีโอกาสประสบความสำเร็จน้อย สมาชิกในทีมต้องตัดสินใจเกี่ยวกับงบประมาณกำหนดระยะเวลาและระบุทรัพยากรและสิ่งกีดขวางบนเส้นทางสู่ความสำเร็จ ทีมตรวจสอบความพร้อมของทรัพยากรวัสดุและความเชี่ยวชาญที่สำคัญต่อการดำเนินโครงการให้เสร็จตรงเวลา ทีมงานโครงการควรใช้เวลาที่จำเป็นในการวางแผนโครงการและทำการเปลี่ยนแปลงแผนใด ๆ ก่อนที่จะก้าวไปสู่ขั้นตอนต่อไป ทีมงานอาจจัดทำแผนโครงการเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อชี้แจงบทบาทความรับผิดชอบและกำหนดเวลาของโครงการ

การเปิดตัวโครงการและการดำเนินการ

เมื่อวางแผนโครงการได้แล้วทีมงานจะเผยแพร่โครงการ หัวหน้าโครงการควรสื่อสารบทบาทและความรับผิดชอบกับสมาชิกในทีมแต่ละคนและชี้แจงระยะเวลาและกำหนดเวลาของแต่ละบุคคล บุคคลหรือทีมย่อยทำงานตามที่ได้รับมอบหมายตามแผนโครงการ สมาชิกในทีมจำเป็นต้องสื่อสารกันเป็นประจำในช่วงนี้เพื่อให้แน่ใจว่างานโครงการจะเสร็จตรงเวลาและตรงตามข้อกำหนด

การตรวจสอบและควบคุมโครงการ

ในระหว่างขั้นตอนนี้ผู้จัดการโครงการจะตรวจสอบไทม์ไลน์ของโครงการแผนโครงการและประสิทธิภาพของสมาชิกในทีม เขาอาจตั้งค่าการประชุมทบทวนโครงการและต้องการรายงานผลการดำเนินงานของโครงการเป็นระยะ เขารับผิดชอบในการตรวจสอบงบประมาณของโครงการพิจารณาว่าข้อ จำกัด สำคัญที่ส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการหรือไม่และทำการปรับเปลี่ยนแผนโครงการที่จำเป็น

สิ้นสุดโครงการ

โครงการมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดซึ่งแตกต่างจากกระบวนการต่อเนื่อง ระยะนี้มักถูกมองข้าม แต่เป็นงานสำคัญที่ทำให้โครงการสิ้นสุดลงและปลดทีมโครงการออกจากภาระหน้าที่ต่อไป โครงการอาจสิ้นสุดเมื่อบรรลุวัตถุประสงค์ทั้งหมดหรือตามคำร้องขอของลูกค้าผู้บริหารระดับสูงหรือหัวหน้าโครงการ ทีมงานโครงการหรือหัวหน้าทีมอาจพบปะกับลูกค้าหรือผู้บริหารระดับสูงเพื่อทบทวนผลลัพธ์ของโครงการและฉลองความสำเร็จ