ระบบเบิกจ่ายเงินสดคืออะไร?

ธุรกิจขนาดเล็กทุกแห่งต้องการระบบการเบิกจ่ายเงินสดที่จัดการการชำระเงินด้วยเงินสดของ บริษัท ได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย บัญชีเจ้าหนี้หรือ A / P มีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับการเบิกจ่ายเงินสดและธุรกรรมส่วนใหญ่จะดำเนินการผ่าน A / P เมื่อมีการชำระด้วยเงินสด เอกสารที่ถูกต้องเป็นส่วนหนึ่งของฟังก์ชันการเบิกจ่ายเงินสดที่มีประสิทธิภาพและการเบิกจ่ายเงินสดทั้งหมดจะต้องบันทึกไว้ในบันทึกทางการเงินของ บริษัท การมีระบบควบคุมภายในที่ดีมีความสำคัญในการเบิกจ่ายเงินสดและช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการจ่ายเงินสดสำหรับธุรกรรมที่ถูกต้องตามกฎหมาย

ฟังก์ชันบัญชีเจ้าหนี้

ฟังก์ชัน A / P ทำหน้าที่ในการอนุมัติการชำระเงินสำหรับธุรกรรมของผู้จัดจำหน่ายและเจ้าหนี้ของ บริษัท A / P อนุมัติธุรกรรมสำหรับการชำระเงินเฉพาะเมื่อมีเอกสารประกอบเกี่ยวกับธุรกรรมเท่านั้น เนื่องจาก A / P ตรงกับเอกสารที่จำเป็นสำหรับการอนุมัติธุรกรรมจึงเป็นที่นิยมที่จะไม่บันทึกการชำระเงินจริงให้กับผู้จัดจำหน่ายหรือเจ้าหนี้เพื่อป้องกันการชำระเงินของธุรกรรมที่ฉ้อโกงหรือไม่ถูกต้อง

เอกสารการทำธุรกรรม

การเบิกจ่ายเงินสดส่วนใหญ่เป็นการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่นเมื่อมีการซื้อสินค้าคงคลังธุรกรรมควรมีใบแจ้งหนี้พร้อมกับใบสั่งซื้อและหลักฐานการรับสินค้าก่อนที่จะชำระเงินในธุรกรรม สำหรับบริการใบแจ้งหนี้ควรอ้างถึงสัญญาที่ระบุรายละเอียดข้อตกลงงานระหว่างคู่สัญญา เอกสารที่ขาดหายไปอาจเป็นสัญญาณของการทำธุรกรรมที่ไม่สมบูรณ์เช่นการไม่ส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการหรือกิจกรรมฉ้อโกง

การบันทึกธุรกรรม

เมื่อธุรกิจของคุณซื้อหรือได้รับสินค้าที่มีมูลค่าในราคาที่กำหนดระบบจะบันทึกเป็นเครดิตในบัญชีหนี้สินหรือเงินสด ธุรกรรมเครดิตที่บันทึกเป็นหนี้สินจะได้รับการชำระในอนาคตและเมื่อได้รับเอกสารที่จำเป็นแล้วหนี้สินจะถูกหักบัญชีและจะโอนเป็นเงินสดสำหรับจำนวนเงินที่ชำระ การบันทึกธุรกรรมในบันทึกทางการเงินจะตามด้วยการสร้างเช็คหรือการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกให้กับผู้ขาย

การควบคุมภายใน

การควบคุมภายในที่ดีในการเบิกจ่ายเงินสดมีความสำคัญอย่างยิ่งในการป้องกันการสูญเสียเงินสด ตามหลักการแล้วเจ้าหน้าที่ A / P ไม่ควรรับผิดชอบในการเบิกจ่ายเงินสดเพื่อป้องกันการชำระเงินจากธุรกรรมที่ไม่ถูกต้อง การแบ่งแยกหน้าที่นี้สามารถปกป้องบัญชีเงินสดของคุณได้ หากธุรกิจของคุณมีขนาดเล็กเกินไปสำหรับข้อตกลงนี้พนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับ A / P จะต้องกระทบยอดบัญชีธนาคารของคุณทุกเดือนและทำการสุ่มตรวจสอบการจ่ายเงินสดเพื่อประเมินว่าการจ่ายเงินสดเป็นธุรกรรมที่ถูกต้องหรือไม่