วิธีการเขียนรายงานธุรกิจนอกระบบ

ธุรกิจดำเนินการด้วยการสื่อสารข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพผ่านรายงานความคืบหน้าของโครงการรายงานงบประมาณการอัปเดตทรัพยากรบุคคลรายงานการขายและรายงานเกี่ยวกับเกณฑ์มาตรฐานเชิงกลยุทธ์ที่ได้รับ รายงานเหล่านี้มีขึ้นเพื่อแจ้งให้ผู้คนจำนวนมากทราบถึงสิ่งที่เกิดขึ้นใน บริษัท ซึ่งเป็นลักษณะชั่วคราวและมักเป็นพื้นฐานสำหรับรายงานอย่างเป็นทางการต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคณะกรรมการและหน่วยงานกำกับดูแล

รูปแบบ

รายงานธุรกิจที่ไม่เป็นทางการมักเขียนในรูปแบบบันทึก วาง "บันทึกข้อตกลง" ที่ด้านบนของหน้าและใต้ชื่อเรื่องนั้นจะระบุวันที่ซึ่งรายงานได้รับการกล่าวถึงผู้ที่รายงานออกมาและชื่อเรื่องของรายงาน หัวเรื่องอาจเป็น "รายงานความคืบหน้ารายวัน" หรือชื่อที่สื่อความหมายอื่น ๆ บ่อยครั้งที่ส่วนหัวจะแยกออกจากเนื้อหาของบันทึกด้วยเส้นแนวนอน เนื้อหาของรายงานควรสั้นตรงตามความเป็นจริงและจัดระเบียบภายใต้หัวข้อเค้าร่างหากครอบคลุมหัวข้อหลายส่วน บันทึกอ้างอิงใด ๆ อยู่ที่ด้านล่างของบันทึกใต้เส้นแนวนอนอื่น แนบเอกสารที่อ้างอิงในรายงานของคุณหรือที่ช่วยเพิ่มความชัดเจน

รวบรวมข้อมูล

รวบรวมข้อมูลก่อนที่คุณจะนั่งเขียนรายงาน มีข้อเท็จจริงที่จำเป็นทั้งหมดและบันทึกย่อของคุณอยู่ในมือเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบและตัดสินใจว่าจะถ่ายทอดข้อเท็จจริงอย่างไรให้ดีที่สุดเพื่อให้ผู้อ่านของคุณซาบซึ้งกับสถานการณ์ที่รายงาน รายงานอย่างไม่เป็นทางการเป็นเครื่องมือข้อมูลและสามารถรวมถึงคำถามข้อเสนอแนะและคำกระตุ้นการตัดสินใจ การไตร่ตรองอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการพูดก่อนเขียนช่วยให้รายงานสั้นและมีสมาธิ

เค้าร่าง

เขียนโครงร่างรวมถึงบทนำจุดที่จะครอบคลุมและส่วนสรุป รายงานที่ไม่เป็นทางการควรสั้นและให้คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับข้อมูลเท่านั้น ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยทุกครั้งที่เป็นไปได้และสร้างกราฟหรือแผนภูมิหากเข้าใจง่าย คำนึงถึงความต้องการของผู้อ่านรายงานของคุณและ จำกัด ขอบเขตของรายงานไว้ที่ข้อกำหนดข้อมูลเหล่านั้น

เขียน

บทนำระบุวัตถุประสงค์ของรายงานและขอบเขต ทำเครื่องหมายจุดของข้อมูลแต่ละจุดด้วยหัวเรื่องหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยอย่างชัดเจนและเก็บข้อความไว้ในย่อหน้าสั้น ๆ หนึ่งหรือสองย่อหน้า รวมเฉพาะข้อเท็จจริงโดยไม่มีความคิดเห็นจากกองบรรณาธิการ ส่วนสรุปเป็นสถานที่ที่เหมาะสมสำหรับการประเมินข้อเสนอแนะสำหรับการดำเนินการและคำถามเพิ่มเติม เมื่อเขียนรายงานโปรดอย่าทำรายงานเว้นแต่คุณจะต้องให้การวิเคราะห์หรือแสดงความคิดเห็นของคุณเอง