วิธีค้นหาข้อผิดพลาดในงบทดลองที่ไม่ได้ปรับเปลี่ยน

พลังของวิธีการบัญชีแบบ double-entry มีจุดศูนย์กลางอยู่ที่ลักษณะการตรวจสอบตนเองซึ่งนำไปสู่ความมั่นใจว่าบันทึกทางการเงินของธุรกิจนั้นสมบูรณ์และถูกต้อง งบทดลองเป็นรายงานทางบัญชีที่มีความสำคัญน้อยกว่าในขณะนี้ที่ซอฟต์แวร์บัญชีคอมพิวเตอร์ทำให้ขั้นตอนการป้อนข้อมูลเป็นระบบภายในโดยต้องมีการบันทึกรายการเพียงครั้งเดียวดังนั้นจึงช่วยขจัดข้อผิดพลาดในการถอดความระหว่างรายการเดบิตและเครดิตของธุรกรรมใด ๆ

เครื่องชั่งทดลองยังคงมีสถานที่แม้ว่าผู้ทำบัญชีหรือนักบัญชีต้องการแสดงสถานะทั่วไปก่อนที่จะทำการแก้ไขข้อผิดพลาดเรียกว่าการปรับปรุงซึ่งจำเป็นเมื่อเครื่องชั่งทดลองจะไม่สมดุล ไม่ว่าคุณจะใช้ระบบบัญชีด้วยตนเองหรือบนคอมพิวเตอร์เครื่องชั่งทดลองที่ยังไม่ได้ปรับจะทำหน้าที่เป็นเอกสารภายในที่มีประสิทธิภาพในการรักษาความถูกต้องของบัญชีของ บริษัท

การจัดโครงสร้างรายงานงบทดลองที่ยังไม่ได้ปรับปรุง

ในรูปแบบที่ง่ายที่สุดรายงานงบทดลองประกอบด้วยคอลัมน์สามคอลัมน์: ชื่อบัญชีและจำนวนเงินด้านเดบิตและเครดิตสำหรับแต่ละบัญชี บัญชีเป็นไปตามลักษณะของบัญชีเดบิตหรือบัญชีเครดิตดังนั้นโดยทั่วไปจะมีเฉพาะข้อมูลในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง คอลัมน์อื่นมีค่าเป็นศูนย์ ยอดรวมของเดบิตและเครดิตสำหรับบัญชีทั้งหมดจะต้องเท่ากันเพื่อช่วยยืนยันความถูกต้องของข้อมูลในบัญชีแยกประเภททั่วไปและยอดทดลองจะไม่สมดุลหากไม่ได้ป้อนธุรกรรมอย่างถูกต้องทั้งในบัญชีเดบิตและบัญชีเครดิตเดียว การจัดทำรายงานงบทดลองก่อนทำการแก้ไขเรียกว่างบทดลองที่ไม่ได้ปรับปรุง หากไม่มีข้อผิดพลาดหรือหากมีการแก้ไขบัญชีในภายหลังเพื่อให้เกิดความสมดุลรายงานที่ตามมาจะเรียกว่ายอดดุลทดลองที่ปรับปรุงแล้ว

บัญชีใดที่มีแนวโน้มว่าจะมียอดคงเหลือด้านเดบิตมากที่สุด

โดยปกติบัญชีเช่นค่าใช้จ่ายการสูญเสียทรัพย์สินเงินสดและบัญชีรูปวาดของเจ้าของจะมียอดคงเหลือด้านเดบิต บัญชีเหล่านี้มีมูลค่าเพิ่มขึ้นด้วยรายการเดบิตในขณะที่ลดลงด้วยรายการเครดิต ในทำนองเดียวกันบัญชีเช่นการขายกำไรจากทุนหนี้สินและส่วนของเจ้าของมียอดคงเหลือเครดิต ยอดคงเหลือจะเพิ่มขึ้นเมื่อเครดิตและลดลงเมื่อมีเดบิต

ธุรกรรมทั้งหมดจะสร้างทั้งรายการเดบิตและรายการเครดิตแม้ว่าคุณจะป้อนธุรกรรมเพียงครั้งเดียวในแอปพลิเคชันบัญชีที่สร้างรูปแบบรายการสองครั้งในซอฟต์แวร์ ตัวอย่างเช่น บริษัท ที่ได้รับเงินกู้จากธนาคารจำนวน 5,000 ดอลลาร์จะหักบัญชีเงินสดของตนเพิ่มมูลค่าของบัญชีนั้น 5,000 ดอลลาร์ในขณะเดียวกันก็ให้เครดิตในบัญชีเจ้าหนี้ตามจำนวนเงินที่เท่ากันเนื่องจากจำนวนเงินกู้คงค้างเพิ่มขึ้น

ตัวอย่างของข้อผิดพลาดในการถอดเสียงคืออะไร?

พิจารณาเงินกู้ธนาคารมูลค่า 5,000 เหรียญจากมุมมองของงบทดลอง หากทั้งรายการเดบิตและรายการเครดิตตรงกันแสดงว่าธุรกรรมนี้มีความสมดุลและไม่มีผลเสียต่อยอดทดลองของบัญชีแยกประเภททั่วไป อย่างไรก็ตามสร้างภาพ บริษัท โดยใช้ระบบการทำบัญชีด้วยตนเองและรายการเงินกู้ถูกหักเข้าบัญชีเงินสดเป็นเงิน 5,000 ดอลลาร์ แต่ให้เครดิตในบัญชีเจ้าหนี้เป็นเงิน 500 ดอลลาร์ สำหรับบัญชีแยกประเภททั่วไปรวมถึงบัญชีเหล่านี้ดุลทดลองจะไม่สมดุลหากไม่ได้รับการแก้ไข เนื่องจากยอดรวมของเดบิตและเครดิตสามารถเปรียบเทียบได้อย่างง่ายดายในรายงานงบทดลองดุลทดลองที่ยังไม่ได้ปรับปรุงจะแสดงความแตกต่างระหว่างเดบิตและเครดิต $ 4,500 ศูนย์ที่หายไปคือตัวอย่างของข้อผิดพลาดในการถอดความที่ค้นพบโดยรายงานงบทดลอง

ข้อผิดพลาดที่เปิดเผยโดยงบทดลองที่ไม่ได้ปรับเปลี่ยน

แม้ว่าจะมีประสิทธิภาพในการเปิดเผยข้อผิดพลาดบางประเภท แต่เครื่องชั่งทดลองที่ไม่ได้ปรับแต่งจะไม่ระบุข้อผิดพลาดทั้งหมดและในความเป็นจริงมีข้อผิดพลาดบางประเภทที่ไม่สามารถตรวจพบได้จากเครื่องชั่งทดลอง ตัวอย่างเช่นหากบัญชีแยกประเภทปิดอยู่ที่ $ 0.80 คุณจะใช้กระบวนการใดในการค้นหาข้อผิดพลาด มีหลายขั้นตอนที่คุณสามารถดำเนินการได้เพิ่มความซับซ้อน แต่สิ่งแรกที่ต้องพิจารณาคือปริมาณความไม่สมดุล ตัวเลขเช่น $ 0.80 อาจเป็นเพียงแค่การทิ้งเซนต์จากรายการเดียว ตามเหตุผลแล้วคุณสามารถค้นหาธุรกรรมจากเดบิตหรือเครดิตแล้วแต่ว่าใดจะแสดงเป็น 80 เซ็นต์สำหรับจำนวนเงินที่ลงท้ายด้วย $ 0.80 และตรวจสอบรายการที่เกี่ยวข้องในบัญชีอื่น

อย่างไรก็ตามความแตกต่าง 80 เปอร์เซ็นต์อาจเป็นแบบสะสมหรือแบบสุ่มทำให้การค้นหาของคุณยากขึ้น ขั้นตอนทั่วไปในการค้นหาข้อผิดพลาดในเครื่องชั่งทดลอง ได้แก่ :

  • การเพิ่มคอลัมน์งบทดลองไม่ถูกต้อง: พบได้ง่ายๆโดยการตรวจสอบการเพิ่มอีกครั้ง

  • ไม่มีบัญชีแยกประเภท: เปรียบเทียบจำนวนเงินที่ไม่สมดุลกับรายการบัญชีในคอลัมน์ค่าที่สูงกว่าเพื่อค้นหาบัญชีที่ขาดหายไปจากคอลัมน์ค่าที่ต่ำกว่า

  • การป้อนบัญชีในคอลัมน์บัญชีแยกประเภทที่ไม่ถูกต้อง: หารจำนวนเงินที่ไม่สมดุลด้วย 2 และค้นหายอดคงเหลือในบัญชีสำหรับจำนวนนี้
  • หารจำนวนความไม่สมดุลด้วย 9: หากความไม่สมดุลหารด้วย 9 ได้เท่า ๆ กันอาจมีการย้ายตำแหน่ง (การสลับตัวเลข) หรือการเปลี่ยนตำแหน่ง (การวางจุดทศนิยมไม่ถูกต้อง) ทำให้เกิดข้อผิดพลาด

หากยังคงมีข้อผิดพลาดอยู่คุณจะต้องค้นหาแต่ละบัญชีที่รวมอยู่ในงบทดลอง

คำเตือน

ข้อผิดพลาดบางอย่างไม่ได้รับการเปิดเผยจากงบทดลองรวมถึงข้อผิดพลาดเช่นการทำธุรกรรมที่ละเว้นหรือข้อผิดพลาดที่บันทึกไม่ถูกต้อง แต่เหมือนกันในสองบัญชี เครื่องชั่งสำหรับทดลองที่ไม่สมดุลนั้นบ่งบอกถึงข้อผิดพลาดอย่างแน่นอนในขณะที่เครื่องชั่งทดลองแบบสมดุลอาจปราศจากข้อผิดพลาดหรือไม่ก็ได้