ควรใช้การสื่อสารประเภทใดในระหว่างโครงการ

การสื่อสารและวิธีที่คุณเข้ากับสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ มีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ การสื่อสารประเภทต่างๆอาจเกี่ยวข้องกับการวางแผนโดยรวมและการดำเนินโครงการขั้นสุดท้ายและอาจรวมถึงการโต้ตอบด้วยวาจาลายลักษณ์อักษรอิเล็กทรอนิกส์และการโต้ตอบแบบตัวต่อตัว การไหลของข้อมูลยังมีส่วนสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการของคุณ

เขียน

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรสามารถคัดลอกและส่งไปยังสมาชิกทุกคนในทีมได้อย่างง่ายดาย วันครบกำหนดขั้นตอนและนโยบายของ บริษัท ควรส่งเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด อีเมลเป็นรูปแบบที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารข้อมูลสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมงานโครงการของคุณอยู่คนละที่กัน ความชัดเจนมีความสำคัญในการให้รายละเอียดที่แน่นอนและข้อมูลที่เกี่ยวข้องแก่ผู้เข้าร่วมทุกคน คุณควรหลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลแก่สมาชิกในทีมมากเกินไปและจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลที่สมาชิกในทีมต้องใช้ในการดำเนินการในส่วนของโครงการ หลีกเลี่ยงการครอบงำสมาชิกโครงการด้วยเอกสารและข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง

อิเล็กทรอนิกส์

นอกจากข้อความและคำแนะนำในอีเมลแล้วคุณยังสามารถใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์เพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ใช้การประชุมทางวิดีโอเมื่อผู้เข้าร่วมสามารถได้รับประโยชน์จากการระดมความคิดหรือคำถามและคำตอบเมื่อทีมของคุณกระจายออกไปในสถานที่ต่างๆ คุณสามารถแนบสเปรดชีตและไฟล์วิดีโอกับอีเมลเพื่อนำเสนอในเชิงลึกมากขึ้นสำหรับสมาชิกในทีม ใช้หน้าเว็บภายในของคุณเพื่อให้ข้อมูลและอัปเดตที่ผู้เข้าร่วมโครงการสามารถเข้าถึงได้ทุกเวลาและทุกสถานที่ เว็บไซต์เป็นแหล่งข้อมูลที่มีประสิทธิภาพที่ช่วยให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการได้แม้ในส่วนที่พวกเขาไม่ได้มีบทบาท

ประจันหน้า

การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นรายบุคคลและเป็นทีมมีบทบาทสำคัญในกระบวนการสื่อสารโดยรวมที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ เมื่อคุณพูดคุยกับสมาชิกในทีมเป็นการส่วนตัวคุณสามารถวัดปฏิกิริยาและตรวจสอบว่าได้รับข้อความของคุณ การรวมสมาชิกในทีมจะช่วยเพิ่มขวัญและกำลังใจและสามารถกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และความกระตือรือร้นในโครงการ การประชุมมีความเหมาะสมเมื่อมีการวางแผนวาระการประชุมและคุณต้องการให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องได้ยินข้อความเดียวกัน การประชุมเชิงปฏิบัติการการสัมมนาและการประชุมกระตุ้นให้เกิดการทำงานร่วมกันและการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นใหม่ ๆ ฟรี

ตอบสนอง

สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งของการสื่อสารที่มักถูกมองข้ามคือการฟัง จำเป็นต้องมีการฟังอย่างกระตือรือร้นเพื่อให้สมาชิกในทีมรู้ว่าสิ่งที่พวกเขาพูดเขียนหรือแสดงนั้นได้รับการตอบรับอย่างเหมาะสม ข้อเสนอแนะมีหลากหลายรูปแบบ ในคนภาษากายของคุณแสดงถึงระดับความสนใจของคุณในขณะที่คำถามและการป้อนข้อมูลในเวลาที่เหมาะสมบ่งบอกว่าคุณได้ยินข้อความนั้น การตอบกลับอีเมลข้อความและบันทึกช่วยให้สมาชิกคนอื่น ๆ ในทีมทราบว่าได้รับและเข้าใจข้อความของพวกเขาแล้ว